需求作用
　　视频会议系统的建立，能够消除时间、空间差异，随时随地实现远程交流，告别繁琐的传统会议模式；通过互联网就能代替人员的流动，实现视频和声音图像的稳步传输，达到远程信息的高效交互的目的，让不出行成为可能；运用视频会议优化信息沟通模式，能加快信息传递速度，缩短决策周期和执行周期，减少时间成本，节省培训、招聘、会议等成本费用；应用视频会议系统后，在开源节流的同时，还能提升整体运营效率，减少差旅费、通讯费等费用，成就绿色办公；视频会议的语音交流，既满足了人们的沟通诉求，又能有效缓解人们频繁出差，奔赴各地参加会议的情况，为生活增添一份绿色。架设完整的视频会议系统快速有效的沟通，对领导处理突发事件指挥工作有着极大的好处。
软硬件
　　一套最简单的网络视频会议系统包括两个部分，服务端与客户端(主会议场与分会议点)。　硬件部分包括显示屏、会议主机(安装了视频会议系统的电脑主机)、思正全向麦克风、音箱、路由(交换机)。
　　软件部分：套完整的视频会议软件包括了一个服务端与若干个客户端。服务端可安装在主会场的服务器(电脑主机)上，客户端则安装于分会场的主机上。得益于国家的互联网的重视，现今不少厂家也推出了自己的视频会议主机，现在市面也有不少视频会议主机可供选择。
安装
　　以视频会议主机(电脑主机)为主体，通过各种连接上，将显示屏(电视机、投影仪)等视频输出设备与主机连接。同时将思正全向麦克风与摄像头等输入设备接在主机上作为对现场画面与声音的采集。再通过路由器(交换机)实现远程音视频互联。
　　根据用户自身的需求与网速的实际情况用户可以自行选择摄像头的清晰度(分辨率)。作为会议系统。声音要比画面来得重要。这也就使得麦克风技术要求要更加的严苛。作为视频会议使用的麦克风，不仅需要具备全向性与大面积的声音采集范围，同时必须具备回音抑制能力。